Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije

Često pitanje sa kojim se susrećemo u praksi je koliko iznose rokovi čuvanja poslovne dokumentacije, odnosno koliko dugo privredni subjekti mora čuvati svoju poslovnu dokumentaciju?

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije su definisani Zakonom o računovodstvu, konkretnije članom 24: Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja

U skladu sa članom 24 pomenutog zakona pravna lica i preduzetnici su dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.

Rokovi za čuvanje poslovne dokumentacije zavise od konkretne vrste dokumenta pa tako imamo sledeće:

• Finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se dvadeset godina.
• Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se deset godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen.
• Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se deset godina.
• Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja.
• Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.
• Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige.
• Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.
• Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Oblik u kome se čuva poslovna dokumentacija

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu (papirni oblik) ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja, utvrđenih zakonom. U tu svrhu dokumentacija se može se čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije. Ukoliko je neophodno nadležnom organu se mora omogućiti pristup tako sačuvanim podacima. U skladu sa tim potrebno je obezbediti:

• da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
• da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
• da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
• da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.

Lokacija čuvanja poslovne dokumentacije

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.

Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli.