Rokovi čuvanja dokumentacije

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije

Često pitanje sa kojim se susrećemo u praksi je koliko iznose rokovi čuvanja poslovne dokumentacije, odnosno koliko dugo privredni subjekti mora čuvati svoju poslovnu dokumentaciju?

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije su definisani Zakonom o računovodstvu, konkretnije članom 24: Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja

U skladu sa članom 24 pomenutog zakona pravna lica i preduzetnici su dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.

Rokovi za čuvanje poslovne dokumentacije zavise od konkretne vrste dokumenta pa tako imamo sledeće:

  • Finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se dvadeset godina.
  • Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se deset godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen.
  • Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se deset godina.
  • Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja.
  • Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.
  • Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige.
  • Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.
  • Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Oblik u kome se čuva poslovna dokumentacija

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu (papirni oblik) ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja, utvrđenih zakonom. U tu svrhu dokumentacija se može se čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije. Ukoliko je neophodno nadležnom organu se mora omogućiti pristup tako sačuvanim podacima. U skladu sa tim potrebno je obezbediti:

  • da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
  • da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
  • da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
  • da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.

Lokacija čuvanja poslovne dokumentacije

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.

Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli.

 

4 3 votes
Article Rating

Podelite sa nekim

guest
15 Comments
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Tanja
Tanja
1 year ago

Poštovani,
nigde ne mogu da nadjem podatak koliko se čuvaju rešenja o godišnjim odmprima za zaposlene?

Stevan
Stevan
1 year ago
Reply to  Dušan

Postovani,

a mene zanima kako bi mogla da bude klasifikovana “Potvrda o izmirenoj obavezi po ugovoru o otkupu stana” ?
Inace, firma je bila u stecaju pa likvidirana.

Stevan
Stevan
1 year ago
Reply to  Dušan

Veliko hvala na odgovoru.
Pozdrav.

Milena
Milena
1 year ago

Poštovani,
Koliko se čuvaju popisne liste?

Jelena
Jelena
1 year ago

Poštovani, Molim vas za informaciju koliko dugo preduzetnik paušalac koji vodi samo KPO Knjigu o ostvarenom prometu, je u obavezi da čuva poslovnu dokumentaciju od datuma gašenja preduzetničke radnje?
Hvala

Jelena
Jelena
1 year ago
Reply to  Dušan

Hvala na odgovoru! Šta se radi sa dokumentacijom kad prođe tih 5 godina, da li može da se baci? Bila sam samostalan preduzetnik, tako da sam samo sebi uplaćivala doprinose, nisam imala zaposlene. Hvala unapred.

Slavica
Slavica
11 months ago

Koliko se cuvaju liste isplate licnog dohotka

Slavica
Slavica
11 months ago

Kiko se cuvaju obracuni o isplati licnog dohotka,i gde mogu da se potraze

Sanja
Sanja
1 month ago

Odluke o sniženju cena u maloprodaji, odluke o donaciji i ostale odluke iz poslovanja,koliko bi one trebale da se čuvaju?

15
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x