Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije
Često pitanje sa kojim se susrećemo u praksi je koliko iznose rokovi čuvanja poslovne dokumentacije, odnosno koliko dugo privredni subjekti mora čuvati svoju poslovnu dokumentaciju?
Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije su definisani Zakonom o računovodstvu, konkretnije članom 24: Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja
U skladu sa članom 24 pomenutog zakona pravna lica i preduzetnici su dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.
Rokovi za čuvanje poslovne dokumentacije zavise od konkretne vrste dokumenta pa tako imamo sledeće:
- Finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se dvadeset godina.
- Godišnji izveštaj o poslovanju čuva se deset godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen.
- Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se deset godina.
- Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja.
- Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.
- Pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige.
- Pet godina se čuvaju isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.
- Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
Oblik u kome se čuva poslovna dokumentacija
Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu (papirni oblik) ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja, utvrđenih zakonom. U tu svrhu dokumentacija se može se čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije. Ukoliko je neophodno nadležnom organu se mora omogućiti pristup tako sačuvanim podacima. U skladu sa tim potrebno je obezbediti:
- da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
- da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
- da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
- da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.
Lokacija čuvanja poslovne dokumentacije
Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.
Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli.
Poštovani,
nigde ne mogu da nadjem podatak koliko se čuvaju rešenja o godišnjim odmprima za zaposlene?
Postovana,
pomenuta resenja bi mogla biti klasifikovana u kategoriju isprava na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige te bi njihov rok cuvanja bio pet godina.
Postovani,
a mene zanima kako bi mogla da bude klasifikovana “Potvrda o izmirenoj obavezi po ugovoru o otkupu stana” ?
Inace, firma je bila u stecaju pa likvidirana.
Poštovani Stevane,
navedena potvrda bi mogla biti klasifikavana u kategoriju dokumenta koja dokazuju svojinu i druga imovinska prava društva. Ova klasifikacija je u skladu sa članom 240 Zakona o privrednim društvima. U tom slučaju postoji obaveza trajnog čuvanja navedene potvrde. Za više informacija pogledajte navedeni član Zakona.
Veliko hvala na odgovoru.
Pozdrav.
Poštovani,
Koliko se čuvaju popisne liste?
Postovana Milena,
misljenja smo da bi popisne liste trebalo svrstati u kategoriju isprava na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige, cime bi rok cuvanja iznosio pet godina.
Poštovani, Molim vas za informaciju koliko dugo preduzetnik paušalac koji vodi samo KPO Knjigu o ostvarenom prometu, je u obavezi da čuva poslovnu dokumentaciju od datuma gašenja preduzetničke radnje?
Hvala
Postovana Jelena,
U skladu sa clanom 48 Zakona o porezu na dohodak gradjana, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvaju se najmanje pet godina od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose, ako zakonom nije drukčije određeno. Ukoliko ste imali zaposlene, obracune zarada i drugu dokumentaciju vezano za te zarade cuvate trajno odnosno do odlaska u penziju tih radnika.
Hvala na odgovoru! Šta se radi sa dokumentacijom kad prođe tih 5 godina, da li može da se baci? Bila sam samostalan preduzetnik, tako da sam samo sebi uplaćivala doprinose, nisam imala zaposlene. Hvala unapred.
Jelena mozete je baciti.
Koliko se cuvaju liste isplate licnog dohotka
Postovani koliki je rok cuvanja dokumentacije vezano za kredite (ugovori analiticke kartice uplate itd)
Postovani,
Koliko dugo banke imaju obavezu cuvanja izvoda klijenata ( pravnih lica)?